«Я отправил счёт-проформу, жду оплату.» — одна из самых опасных фраз, которые я слышу. Не потому что проформа плоха. А потому что многие путают её с налоговым счётом, и эта путаница обходится дорого.
Что такое счёт-проформа на самом деле
Счёт-проформа не является счётом в налоговом смысле. Это коммерческий документ — формализованное предложение, показывающее: что вы поставляете, в каком количестве, по какой цене, на каких условиях. Это ваше обязательство перед клиентом: «если вы согласны, я поставлю на этих условиях.»
Но он не порождает налоговых обязательств. Не отражается в НДС. Не является доказательством требования в суде — по крайней мере, не как налоговый счёт.
Проформа полезна, когда: клиенту нужен документ для внутренней оплаты, для получения платёжного поручения от банка, или для резервирования бюджета до поставки.
Что такое налоговый счёт
Налоговый счёт — документ, который создаёт обязательство оплаты и порождает налоговые обязательства. После его выставления: НДС становится подлежащим уплате (если вы плательщик), сумма становится бухгалтерским и юридическим требованием, а срок оплаты начинает течь.
Налоговый счёт — ваше главное доказательство в суде. Без него взыскание становится гораздо сложнее — нужно доказывать требование другими средствами (договор, акт, переписка).
Путаница, которая стоит вам денег
Вот классический сценарий, ведущий к проблемам: вы отправляете проформу. Клиент не платит. Вы считаете, что «счёт выставлен», и ждёте. Проходит 60 дней. Вы хотите взыскать — и обнаруживаете, что не выставили налоговый счёт, значит, нет чёткого бухгалтерского требования.
Проблема не только процедурная. Если нет налогового счёта:
- Бухгалтер не может правильно зарегистрировать требование
- Срок исковой давности труднее исчислить (от какой даты?)
- В суде нужно доказывать обязательство через договор + поставку, а не через счёт
- Если вы плательщик НДС, вы задерживаете отчётность
Правильный рабочий процесс
Вот как это должно работать:
- Проформа — отправляется до поставки. Клиент утверждает её внутри, делает аванс или подтверждает условия.
- Поставка — с подписанным и проштампованным актом приёмки.
- Налоговый счёт — выставляется при поставке (или по договору), с чётким сроком оплаты.
- Отслеживание — если срок проходит без оплаты, все документы в порядке.
Если пропустите шаг 3 — вы уязвимы. Просто.
Когда проформа достаточна
Есть ситуации, когда проформа — всё, что нужно:
- Предпоставка, когда клиент платит аванс, а налоговый счёт выставляется после получения оплаты
- Международные предложения, где проформа служит таможенным или банковским документом
- Когда в договоре прямо предусмотрено, когда выставляется налоговый счёт
Но во всех этих случаях вы должны чётко знать, когда и как проформа превращается в налоговый счёт. Если не уверены — спросите бухгалтера, не угадывайте.
Практическое правило
Проформа = намерение. Налоговый счёт = обязательство. Если хотите, чтобы ваши деньги были защищены юридически — убедитесь, что налоговый счёт выставлен в правильный момент, со всеми деталями, и что у вас есть доказательство поставки.
Большинство дел по взысканию с проблемными документами, которые мы получаем, начинаются отсюда: проформа, trattata как счёт, поставка без акта, договор без чёткого срока. Исправьте это с самого начала — и половина проблем по взысканию исчезнет.
Если у вас есть дело с проблемными документами — отправьте его. Поможем оценить, что у вас есть, чего не хватает, и возможно ли взыскание с имеющимися документами.